Mes 9 habitudes pour être efficace au boulot

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J’ai récemment écouté Jean De La Rochebrochard parler de ses principes de productivité et d’efficacité dans son quotidien, que je vous conseille. Son leitmotiv : être organisé comme une machine pour vivre comme un humain.

Je partage également son point de vue qu’il est essentiel de s’imposer une routine et des réflexes qui te poussent à avancer dans ton quotidien. Sans que ce soit exhaustif, voici quelques-unes de mes habitudes qui fonctionnent bien pour moi.

Ce ne sont pas forcément celles qui fonctionneront pour vous, mais cela vous donnera des idées et des inspirations pour booster votre productivité.

  • Zéro inbox → Je ne regarde pas en permanence mes mails, mais je suis systématiquement en inbox zero, avec une boite de réception vide qui te donne un esprit clair et focus. Dès que je reçois un mail, je réponds, je délègue, je supprime ou je déplace dans un dossier pour le traiter plus tard. Je ne laisse jamais un mail tout seul. J’ai notamment 2 dossiers que j’utilise non-stop pour trier les mails importants : un dossier “to-do” que je traite dans la journée, et un dossier “waiting” qui concerne des projets importants en cours de suivi.
  • Zéro notifications → La productivité et les notifications ne font pas bon ménage. Les seules notifications que je garde quand je bosse sont les appels sur mon téléphone et les reminders de réunions. Tout le reste est inutile : les notifications d’e-mails, de Chrome, de Facebook, de Twitter, etc. Chaque notification casse mon attention et mon rythme de travail. Au-delà du boulot, c’est aussi ce que je m’impose dans ma vie perso.
  • Bien bosser par mail → Beaucoup de gens prêchent que les mails sont le cancer de l’entreprise et font perdre un temps fou. Je pense l’inverse. Les mails sont bien plus efficaces pour bosser que des outils comme Slack par exemple. Au-delà de savoir bien gérer sa boite mail et ses dossiers, j’essaye d’optimiser la façon dont je travaille par mail : pour un mail d’actions on y inclut uniquement les personnes concernées, pour un mail d’infos on y inclut le maximum de personnes intéressées pour que le contenu soit diffusé de manière élargie et transparente. Si on a besoin de quelque chose (une validation, un document, un avis), je le précise en gras et de façon concise.
  • Focus intense le matin → J’arrive plutôt tard au bureau le matin (10h), mais je me lève tôt (7h). Je vous rassure je ne bosse pas à la seconde où je sors du lit, tout va bien de ce côté là, mon petit-déjeuner est sacré. Mais c’est le matin où j’ai mes meilleures idées. Avant d’aller au bureau, je n’ouvre pas mon ordi ni mes mails, mais c’est le moment où je peux prendre du recul, où les idées fusent, où je peux noter 2–3 réflexions à explorer plus tard dans la journée. La douche et le métro sont aussi propices aux bonnes idées et à la stratégie, que tu n’as pas quand tu as les yeux rivés sur ton ordi. C’est souvent là où je me mets en tête les priorités que je dois bosser dès que j’arrive au bureau.
  • L’heure magique du midi → Quand je ne sors pas dehors pour aller déjeuner ou faire du sport le midi, c’est le moment de la journée où je suis le plus productif. Personne dans les bureaux, tout le monde est parti, il n’y a aucune réunion, aucun bruit, aucune distraction, aucun impératif. C’est pour moi un moment magique suspendu dans le temps où j’avance à fond sur mes projets, comme une autoroute où tu n’as aucun péage pour te freiner. Dans ces cas-là, je déjeune quand même healthy, l’idée n’est pas de sauter un repas et de déséquilibrer son corps. En ce moment je prends les barres et boissons de chez Feed.
  • Des horaires fixes → Je ne suis pas partisan des horaires à rallonge au bureau. Généralement j’arrive au bureau à 10h, et je me fixe de ne pas finir ma journée trop tard. Ce qui compte ce n’est pas tes horaires, c’est l’énergie et la valeur ajoutée que tu mets dans tes heures. Avoir des horaires fixes oblige d’ailleurs à être productif, comme quand on révise un exam au dernier moment, l’ultimatum que tu as dans ta tête te force à avancer plus vite, à trouver des solutions, à dénouer des situations. Je fais rarement de grandes pauses dans la journée, je préfère foncer. Sans m’imposer les contraintes de la technique Pomodoro, cela reste un format que j’applique par réflexe : alterner des périodes de focus intense (1h) avec des mini-pauses de détente pour s’aérer et se reposer (15min).
  • Le pouvoir du son → L’environnement de travail impacte énormément la productivité. Nos 5 sens influent sur notre efficacité, et l’ouïe est très importante chez moi. Je n’arrive pas à me concentrer dans un open space, qui par définition est un super endroit pour discuter, parler, échange, mais beaucoup moins pour être focus. Et il y a d’autres solutions que d’aller s’isoler tel un moine dans une salle de réunion. Je bosse souvent avec mon casque, soit avec ce genre de playlist Spotify, soit avec Noisli qui est assez incroyable pour se concentrer sans être obligé d’écouter de la musique. Car il n’y a rien de pire que d’écouter sa chanson préférée en boucle au bureau et d’en être saoulé à la fin de la journée.
  • Limiter les réunions → Ce n’est pas le point le plus facile à appliquer quand on bosse dans une grande entreprise. Limiter les réunions est pourtant essentiel pour se garder du temps pour bosser, avancer sur ses projets, réfléchir, penser stratégie, etc. Toujours réfléchir à si sa présence est essentielle lorsque l’on est invité à une réunion. Est-ce que je vais rater quelque chose d’important si je n’y vais pas ? Est-ce qu’on a besoin de mon expertise et de ma plus-value ? Parfois un mail récap suffit au lieu de bloquer 1h dans l’agenda de plusieurs personnes. Dire non à une réunion est difficile au début, mais on s’habitue.
  • La communication asynchrone → Désolé Slack et tous les autres outils de chats, mais vous n’êtes pas parfaits. Tout dépend évidemment de la situation. Pour une situation urgente, un brainstorming, ou décider de où on va déjeuner ce midi, c’est top. Par contre pour bosser concrètement sur un projet, c’est loin d’être l’idéal. En-dehors de situations qui exigent une communication immédiate, je privilégie toujours la communication asynchrone (la réponse n’est pas instantanée à la sollicitation). L’important est d’être réactif et de collaborer de façon agile, mais au moins je maîtrise mon attention et mon agenda. C’est moi qui décide du moment idéal pour traiter tel sujet, pas l’inverse.

Voilà pour mes habitudes. N’hésitez pas à partager cet article et à commenter avec vos habitudes de productivité.