Organiser son quotidien pour être plus productif & plus efficace

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Si vous voulez savoir comment être productif et mieux organiser votre vie professionnelle, prenez 15 minutes à lire attentivement cet article, sinon ne commencez pas la lecture et retournez glander autre part.

Toute notre vie est construite autour de la productivité. Comment être le plus efficace dans les tâches que l’on subit, pour profiter au maximum de notre temps libre, de nos amis et de nos passions ? C’est l’équation que chacun veut résoudre, pour trouver un équilibre de vie serein et organiser au mieux les 24 heures dont on dispose chaque jour.

Si on ne vous l’a pas déjà dit, je vais vous l’apprendre d’un coup : ça ne vient pas sans sacrifices. Bien organiser son quotidien requiert une rigueur. Comme ce n’est pas trop mon truc de faire du copier / coller, je vous ai fait la liste de tous les principes que j’applique dans ma vie. Ça marche plutôt bien pour être en contrôle de son temps, avoir champ libre devant soi, réduire le stress au minimum et réellement avancer, sans perdre de temps inutilement.

1. Savoir distinguer l’important de l’urgent

Première étape. Tous les éléments entrants dans votre flux quotidient (rendez-vous, dossiers, appels, tâches…) n’ont pas la même priorité. Cependant, la majorité des gens considèrent que 1 tâche = 1 tâche, sans hiérarchie. Erreur, toutes les tâches ont une place dans votre hiérarchie personnelle. Certaines font avancer votre travail, votre carrière, d’autres vous ralentissent. Certaines sont essentielles, d’autres peuvent être laissées de côté. Suivez le schéma suivant, et tout ira bien.

imageLes tâches urgentes sont celles qui demandent votre attention là tout de suite : des deadlines quotidiennes, des e-mails de votre équipe / de votre patron. De l’autre côté, les tâches importantes sont celles qui contribuent à atteindre vos objectifs à long-terme : rester en bonne forme physique, manger équilibré, devenir financièrement indépendant, réussir sa carrière professionnelle.

  • Exemple de tâches importantes et urgentes : calmer un bébé qui pleure, gérer une crise dans le cadre de son travail, faire son virement de loyer.
  • Exemples de tâches importantes, mais non-urgentes : économiser, faire du sport, bien dormir.
  • Exemples de tâches non-importantes, mais urgentes : réserver un avion pour un rendez-vous, partager un article sur Twitter, répondre à un appel.
  • Exemples de tâches non-importantes et non-urgentes : regarder House of Cards, aller sur Facebook, grignoter des cookies.

Imposez-vous cette rigueur, vous verrez, hiérarchiser tout ce que vous devez faire vous fera réaliser que vous passez peut-être la moitié de votre journée à faire des choses qui ne sont pas importantes, et que vous vous hâtez à remplir des tâches urgentes mais inutiles.

2. Utiliser des outils pour aller plus vite, plus loin

On pense tous que l’on peut gérer sa vie quotidienne tout seul, sans l’aide de personne, et que l’on est assez intelligent pour s’organiser. Oui, oui, oui. Mais vous ne méritez pas forcément de tout faire par vous même. Les technologies actuelles permettent justement d’automatiser la majorité des tâches fonctionnelles, qui ne nécessitent pas de plus-value humaine. Utiliser des outils (applications, logiciels) démontre l’intelligence de quelqu’un à définir ce qui peut être automatisé pour gagner du temps, et non pas le fait que l’on ne peut pas faire cette tâche tout seul.

  • Pour gérer vos tâches (to-do), utilisez impérativement une application dédiée. On vous conseille AnyDo, ou Wunderlist, ou Clear.
  • Pour gérer votre agenda, soyez gentils, abandonnez votre petit cahier et passez sur un outil qui se synchronise entre votre smartphone et le cloud. Partez sur un outil comme Cal, Google Agenda, ou encore Sunrise.
  • Pour gérer vos notes, pensées, memos : même chose, le cloud est plus efficace que le papier. Dès que vous souhaitez noter quelque chose, équipez-vous de Google Keep, d’Evernote, d’iA Writer.
  • Pour gérer vos contenus, vos favoris, vos articles : gardez tout ce qui vous semble pertinent en un seul endroit. Foncez sur des applications comme Pocket, Dropbox, ou allez faire un tour pour découvrir les formidables possibilités d’IFTTT.

3. Se concentrer sur une seule chose à la fois (vraiment)

Peu importe ce que vous avez à faire, vous êtes bien plus productifs si vous êtes à 100% dessus. On vous l’a répété plusieurs fois à l’école, au travail, partout, mais je ne pense pas me tromper en disant que vous ne le faites pas et qu’en plein dossier vous regardez vos textos, vous faites une pause pour regarder une vidéo Youtube, etc. Arrêtez. Juste, arrêtez de faire plein de choses en même temps. Définissez combien de temps vous avez besoin pour faire un dossier et allez-y à fond pendant ce laps de temps, sans rien faire d’autre. Au début d’une journée, notez sur un bout de papier le programme de votre journée, et faites des pauses pour vous détendre entre les deux. 9h-11h : dossier ABC. 14h-15h : dossier DEF. 16h-18h : dossier GHI. N’hésitez pas à faire de grandes pauses. Croyez-moi, accordez-vous des pauses pour faire ce que vous avez envie, et foncez pendant que vous bossez, vous ferez le double en une journée par rapport à vos journées classiques où vous faites 5 choses de façon simultanée.

  • Même en étant le roi du monde, il est important de ne pas se ruer n’importe où et il faut savoir prendre son temps. Pas convaincu ? Ok, si vous pensez que je me suis emballé avec l’expression « roi du monde », prenons Barack Obama, président des États-Unis, nation la plus puissante au monde. À priori, difficile d’avoir un agenda plus rempli et plus stratégique que le sien. Cependant, Barack Obama a bien compris que pour prendre de bonnes décisions, être efficace, ce n’est pas la quantité de travail qui compte, c’est la qualité de ce travail et la justesse des actions/décisions qui est capitale.
  • Selon son manager de campagne, Barack Obama tient par dessus tout à faire du sport 1h tous les matins, pour être en forme. Mens sana in corpore sano. Sauf crise mondiale ou événement imprévu, Barack Obama excerce avec brio sa position professionnelle en partie car il s’exerce tous les matins et qu’il organise son emploi du temps en fonction de ce qui est utile pour lui, et pour son pays. Si le sport permet de mieux prendre des décisions, alors c’est important, et cela nécessite d’être considéré comme une priorité.

4. Avoir des horaires fixes, embaucher un robot assistant

Oui je sais, vous avez un emploi du temps impossible, vous bossez jusqu’à 22h tous les soirs pour finir des dossiers, vous êtes un fou du boulot. Waow. Génial. Pour moi ça veut dire que vous ne savez pas vous organiser, désolé, chacun sa vision. Sauf événement ponctuel brutal et subi qui peut entraîner un rush professionnel, vous devez pouvoir finir votre journée dans des horaires tout à fait convenables, sans arriver au boulot à 8h, sans pause déjeuner, et rentrer chez vous à 22h.

  • Se forcer à avoir des horaires stricts, c’est s’imposer une rigueur de travail, s’imposer un rythme, qui indique à notre cerveau que c’est à ce moment qu’il faut se concentrer, qu’il faut fournir des efforts.
  • Pour toutes les tâches répétitives et administratives, que vous soyez indépendant ou salarié, essayez de prendre un assistant personnel pour quelques euros, il sera bien plus efficace : déléguer est une solution extrêmement rentable, encore plus si cet assistant personnel est un robot, disponible dans votre smartphone. On vous conseille l’excellent Fancy Hands.

5. Dire non, sélectionner uniquement des occupations importantes

Savoir dire non est une étape difficile, et pourtant si libératrice. Dire non à quelqu’un, à quelque chose, c’est savoir filtrer ce qui est vraiment pertinent pour nous. Beaucoup de gens disent oui à tout ce qu’on leur propose. Aller à une conférence, se rendre à un salon, répondre à un sondage dans la rue, tout ça prend beaucoup de temps. En disant oui à tout, c’est comme manger une orange avec la peau et les pépins. Non, tout n’est pas bon à prendre, il faut savoir sélectionner ce qui est bon et pertinent pour soi. Choisissez avec soin ce qui occupe votre temps.

  • Attention, une tâche pertinente n’est pas forcément une tâche utile. On revient là au principe du point n°1 : dites oui à une séance de sport, dites oui à une soirée en boite avec vos amis jusqu’à 5h du matin, dites oui à un dimanche de sieste, dites oui à un restaurant étoilé.
  • Le plaisir (s’il est réel) rentre tout à fait dans votre agenda. Mais dites non aux plaisirs forcés ou aux tâches ingrates qui empiètent sur votre temps de détente.

Maintenant que vous savez tout, commencez tout de suite par prendre de bonnes habitudes : partagez cet article avec vos amis un peu désorganisés, vous pourrez prendre l’apéro plus tôt.

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