Mes conseils pour mieux gérer vos mails et le challenge ‘inbox zero’

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Je ne sais pas comment vous gérez vos mails. Mais en regardant comment quelques amis gèrent leur boite mail, je me revois moi-même il y a quelques temps, quand je n’avais aucune organisation autour de mes mails.

De mon côté, je dois avoir 10.000+ mails archivés, et tout va bien, tout est clair, tout est organisé. C’est l’objectif ‘inbox zero’ : traiter efficacement ses mails pour revenir le plus souvent possible à zéro mails dans votre boite de réception.

1. Comprendre tous les tenants et les aboutissants de cette démarche

Une pratique courante, que j’ai souvent observée et qui doit être celle de nombre d’entre vous, est de laisser des centaines / milliers de mails dans votre boite de réception (ou ‘inbox’).

Pourtant, garder un nombre trop élevé de mails dans sa boite de réception cause plusieurs conséquences : vous oubliez de répondre à certains mails ou laissez passer des informations importantes, vous avez l’impression d’être surchargé de mails, ce qui génère un certain stress et une perte de sérénité, vous ne maîtrisez plus vraiment la gestion à long terme de vos mails, vous perdez donc du temps, de l’énergie et votre productivité.

Dans la mesure où votre attention et votre temps sont limités, vous devez passer le moins de temps possible à traiter vos mails, pour consacrer davantage de temps à vos autres tâches professionnelles et personnelles, qui apportent davantage de valeur ajoutée à votre quotidien.

Zero inbox, c’est une technique existante depuis plusieurs années, recommandée par de nombreux spécialistes, mais qui semble encore trop peu appliquée. Pourtant, c’est une méthodologie facilement applicable, qui apporte de nombreux bénéfices.

  • Vous traiterez efficacement tous vos mails, sans en rater un.
  • Vous aurez une boite de réception aérée, propre et organisée.
  • Vous serez plus productif et plus serein dans votre quotidien.

L’idée n’est pas d’avoir 24h/24 une boite de réception vide, mais le plus souvent possible (au moins une fois par jour, sauf vacances et week-ends).

2. S’imposer une méthodologie stricte pour gagner du temps

Le challenge ‘inbox zero’ est d’avoir une boite de réception la plus réduite possible. Tout simplement.

Pour commencer cette démarche, si vous ne l’avez pas déjà fait, je vous conseille de commencer par archiver tous vos mails. Oui, tous.

Sélectionnez tout, cliquez sur archiver. Ne vous inquiétez pas, ils ne sont bien évidemment pas supprimés, ils sont juste archivés. Cela signifique qu’ils sont rangés dans une section ‘All Mail’ (pour Gmail), et que votre ‘Inbox’ est désormais vide. Cette section ‘Inbox’ doit être tout le temps dédiée aux mails auxquels vous devez apporter une réponse / action.

On va pouvoir commencer à bosser à partir de là. Maintenant que vous n’avez plus rien dans votre inbox, tous les prochains mails doivent être traités un par un, puis rangés. Lorsque vous n’êtes plus au travail (et donc dans une nécessité de regarder souvent vos mails), réduisez au minimum le nombre de fois où vous consultez vos mails.

3. Sélectionner une action précise pour traiter chaque mail

Le principe général du concept ‘inbox zero’ est d’appliquer méthodiquement une action précise à chaque mail que vous recevez, avant de passer à la lecture du prochain mail. Généralement, on retient 5 actions, qui ont été définies par Merlin Mann.

  • Si le mail n’est pas important (ni maintenant, ni plus tard) et qu’il ne nécessite aucune réponse : supprimez-le.
  • Si le mail implique la réponse ou l’action d’une autre personne : transférez-le.
  • Si le mail attend une réponse écrite (par mail) de votre part, répondez-y maintenant.
  • Si le mail attend une réponse écrite (par mail) de votre part, mais que vous ne pouvez pas le faire de suite, rangez-le dans un dossier spécifique pour y répondre plus tard.
  • Si le mail attend une réponse spécfique de votre part (offline ou online), archivez-le, puis effectuez ou planifiez immédiatement la tâche requise.

Une fois cette méthodologie appliquée, vous savez normalement quoi faire pour chaque type de mail que vous reçevez. Pas de panique, on suit tout simplement cette méthodologie. Une fois l’habitude prise, le traitement de vos mails sera rapide, efficace et vous n’oublierez rien.

À ces 5 actions qu’on vient de détailler, on peut ajouter l’utilisation d’un outil de to-do pour planifier les tâches que vous devez effectuer à la suite de la réception de vos mails.

4. Archiver ou supprimer vos mails selon la situation

Une fois que vous avez effectué vos actions, il vous restera sûrement quelques mails, auxquels il est parfois difficile ou inutile de répondre. Par exemple, une newsletter, un mail professionnel où l’on est en cc.

Pour ces mails qui sont moins importants et moins urgents, choisissez de les traiter soit en les archivant, soit en les supprimant définitivement.

  • Archivez les mails que vous souhaitez éventuellement retrouver plus tard, vous pourrez les retrouver (via la fonction ‘recherche’ notamment) ultérieurement.
  • Supprimez définitivement les mails qui n’ont aucune utilité immédiate ni ultérieure (newsletter d’une marque qui ne vous intéresse pas, spam, dossier qui ne vous concerne pas, etc).

5. Créer et organiser des dossiers et labels

Quelque soit l’outil que vous utilisez (Outlook, Gmail, Mail, Yahoo…), vous pouvez créer des dossiers (également appelés labels) qui vous permettent d’organiser très efficacement vos mails sur le long terme.

Pour gérer vos mails et bien les archiver (et donc les retrouver facilement), créez des dossiers et sous-dossiers selon vos différentes activités et les différentes catégories qui vous semblent pertinentes. Chacun a sa façon de ranger les choses.

Pour vous inspirer, voici comment j’organise mes mails une fois qu’ils sont archivés :

  • Catégorie #1 : mon job actuel, avec des sous-dossiers pour chaque client et projet spécifique que nous avons.
  • Catégorie #2 : mes précédents jobs, avec des sous-dossiers pour chaque client et projet que j’ai géré.
  • Catégorie #3 : ma vie personnelle, avec des sous-dossiers pour chaque partie de celle-ci (appart, shopping, voyages, administratif, famille, etc).
  • Catégorie #4 : mes activités liées au blog (collaborations, invitations, commentaires, etc).

Et basta. À priori vous avez maintenant une bonne vision de ce qu’est l’objectif ‘inbox zero’. Si vous avez déjà ce réflexe, vous avez le droit de partager cet article. Si vous ne l’aviez pas, j’espère que cela vous motive à vous mettre ce challenge ‘inbox zero’, vous verrez que vous gagnerez beaucoup de temps, d’efficacité et de productivité.

Pour finir, je vous conseille l’app Mailbox, sur iPhone / Android / Mac, qui est explicitement faite pour gérer vos mails avec cette méthodologie. Pas indispensable, mais très pratique, et très épurée pour ceux qui apprécient les applications minimalistes qui vont à l’essentiel.

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